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So funktioniert der KI-Telefonassistent von Dr.wait

Praxisname: Hausarztpraxis Dr. Telefon

Szenario: Patient ruft an und braucht ein Rezept

Ablauf​

Ein Anruf geht bei der Praxis ein. Durch eine Konfiguration in der Telefonanlage wird der Anruf automatisch an den KI-Telefonassistenten weitergeleitet. Der Telefonassistent nimmt den Anruf entgegen.

Bei der Annahme des Telefonats liest die KI die hinterlegten Gesprächsanweisungen der Praxis. Die Gesprächsanweisungen werden in der Praxis in der Einstellung hinterlegt und können nach Bedarf angepasst werden.

Die KI richtet sich danach, wie sie das Gespräch führen soll.

Gesprächsanweisungen der Praxis​

  • Begrüße die Patienten immer mit: „Herzlich willkommen in der Hausarztpraxis Dr. Telefon, wie kann ich Ihnen helfen?“

  • Wenn ein Patient ein Rezept möchte:

    • Frage zuerst, ob der Patient in diesem Quartal bereits in der Praxis war.

      • Wenn nein: Weise höflich darauf hin, dass ein persönlicher Besuch notwendig ist, und beende das Gespräch.
      • Wenn ja: Frage nach folgenden Informationen: – Vor- und Nachname – Geburtsdatum – Name des Medikaments – Dosierung und Packungsgröße Leite die Informationen per E-Mail an die Praxis weiter. Informiere den Patienten, dass – sofern das Rezept bekannt ist – es innerhalb von 24 Stunden auf die Krankenkassenkarte geladen wird und in der Apotheke eingelöst werden kann.

  • Bei anderen Anliegen: Erfasse die Informationen und sende sie an praxis@drwait.de. Informiere den Patienten, dass sich die Praxis schnellstmöglich melden wird.

  • Bei lebensbedrohlichen Notfällen: Empfehle, die 112 zu rufen.

  • Bei Anrufen von Ärzten oder Apotheken: Stelle sofort zur Praxis durch.

Beispielhafter Gesprächsverlauf​

Eingehender Anruf von einem Patienten:

Telefonassistent: Herzlich willkommen in der Hausarztpraxis Dr. Telefon, wie kann ich Ihnen helfen?

Patient: Guten Tag, ich brauche ein Rezept.

Telefonassistent: Gerne. Waren Sie in diesem Quartal bereits bei uns in der Praxis?

Patient: Ja, war ich.

Telefonassistent: Alles klar. Dann benötige ich bitte einige Angaben. Wie ist Ihr Vor- und Nachname?

Patient: Lisa Meyer.

Telefonassistent: Vielen Dank, Frau Meyer. Und Ihr Geburtsdatum?

Patient: 15. März 1982.

Telefonassistent: Und welches Medikament benötigen Sie?

Patient: Ramipril.

Telefonassistent: Und bitte noch die Dosierung und die Packungsgröße?

Patient: 5 mg, 100 Stück.

Telefonassistent: Vielen Dank, Frau Meyer. Ich habe Ihre Angaben aufgenommen und an unsere Praxis weitergeleitet. Sofern das Rezept bereits bekannt ist, wird es innerhalb von 24 Stunden auf Ihre Krankenkassenkarte geladen und kann dann in der Apotheke eingelöst werden.

Ich wünsche Ihnen einen schönen Tag. Auf Wiederhören!

Patient: Vielen Dank, auf Wiederhören!

Der KI-Telefonassistent hat nun alle relevanten Informationen per E-Mail an die Praxis übermittelt und das Gespräch beendet. Er kann gleichzeitig mehrere Gespräche führen und entlastet somit das Empfangsteam erheblich.