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Telefonassistent

Einstellungen > Telefonassistent

Der Telefonassistent nimmt Anrufe in der Arztpraxis automatisch entgegen, sammelt wichtige Informationen und gibt diese geordnet an das Praxisteam weiter. Dadurch wird das Team unterstützt und kann sich besser auf seine Hauptaufgaben konzentrieren.

Einrichtung​

Der Telefonassistent kann wie folgt eingerichtet werden:

  1. Unter Einstellungen > Telefonassistent Telefonassistent aktivieren
  2. Einstellungen und Anweisungen für den Telefonassistenten festlegen
  3. Mit dem Testmodus die Einstellungen überprüfen
  4. Freischaltung des Telefonassistenten beantragen. Hier wird von Dr.wait eine Telefonnummer bereitgestellt, unter der der Telefonassistent erreichbar ist.
  5. Nach der Freischaltung kann der Telefonassistent genutzt werden.
  6. Entweder rufen Patienten die bereitgestellte Telefonnummer direkt an oder die Praxis leitet Anrufe an die bereitgestellte Telefonnummer weiter.

Funktionen​

  • Anrufe entgegennehmen: Der Telefonassistent nimmt Anrufe in der Arztpraxis automatisch entgegen.
  • Termine direkt einbuchen: Patienten können direkt Termine für den aktuellen Tag buchen.
  • Anrufgrund erfragen: Der Anrufgrund wird erfragt
  • Konversationen führen: Der Telefonassistent führt Konversationen mit Anrufern, basierend auf den Antworten der Anrufer und den Anweisungen der Praxis.
  • Patientendaten erfragen: Der Telefonassistent erfragt die wichtigsten Patientendaten
  • Formulare ausfüllen: Der Telefonassistent kann Formulare ausfüllen
  • Rezepttelefon: Der Telefonassistent kann Rezepte aufnehmen
  • Posteingang: Anrufe können in den Posteingang abgelegt werden, um später bearbeitet zu werden
  • Anruf an das Praxisteam weiterleiten: Bei Bedarf kann der Anruf an das Praxisteam weitergeleitet werden

Einstellungen​

Kateogorien​

Es gibt 5 vordefinierte Kategorien, in die Anrufe eingeteilt werden können:

  • Heute in die Sprechstunde kommen
  • Einen Termin vereinbaren
  • Dauerrezept anfordern
  • Als Neupatient vorstellen
  • Alle weiteren Fragen

Für jede Kategorie kann eine Aktion festgelegt werden, die ausgeführt wird, wenn ein Anruf in diese Kategorie eingeteilt wird.

Sind diese Kategorien nicht ausreichend, können die Dynamischen Konversationen & Anweisungen genutzt werden, um unbegrenzt auf Anrufe und Anfragen zu reagieren.

Sprachführung​

Der Telefonassistent hat 2 verschiedene Möglichkeiten der Sprachführung:

  • Statische Sprachführung: Der Anrufer kann durch Drücken von Tasten auf der Telefontastatur durch das Menü navigieren. Ist die dynamische Auswahl nicht aktiviert, so findet die statische Auswahl statt.
  • Dynamische Sprachführung: Der Anrufer kann durch Sprechen durch das Menü navigieren, und der Telefonassistent kann auf die Antworten des Anrufers reagieren sowie weitere Anworten und Fragen stellen.

Ist die dynamische Sprachführung aktiviert, stellt der Telefonasissitent am Anfang des Anrufs die Frage "Wie kann ich Ihnen helfen?". Anhand der Antwort des Anrufers wird der Anruf in die entsprechende Kategorie eingeteilt, oder es wird eine dynamische Konversation gestartet.

Anweisungen für Gespräche​

Hier werden alle Anweisungen für den Telefonassistenten festgelegt. Alles, was hier definiert wird, wird als Kontext für die dynamische Sprachführung genutzt. Es können beliebig viele Anweisungen hinzugefügt werden.

Beispiele für Anweisungen​

Die Anweisungen können in beliebiger Form definiert werden. Hier sind einige Beispiele:

Beispiel 1: Telefonische Krankschreibung​

Wenn Patienten eine telefonische Krankschreibung wünschen, frage zunächst, ob sie in diesem Quartal bereits in der Praxis waren. Falls nicht, erkläre, dass ohne Chipkarte im laufenden Quartal bei Neupatienten eine telefonische Krankschreibung nicht möglich ist, und sie daher in die Sprechstunde kommen müssen. Biete in diesem Fall die Option 'Heute in die Sprechstunde' an. Falls sie bereits in der Praxis waren, stelle die Patienten durch.

Beispiel 2: Termine nur an Stammpatienten​

  • Ärzte und Pflegedienst direkt durchstellen.
  • Wenn Patienten sagen, sie wollen einen Menschen sprechen, dann durchstellen.
  • Wollen die Patienten einen Termin vereinbaren, frage zuerst, ob sie schon mal in der Praxis waren. Wenn nicht, dann wähle die Option "Neupatient", wenn ja, dann weiter mit Option "Heute in die Sprechstunde".

Beispiel 3: Praxiswissen​

Folgende Infos können Patienten am Telefon erhalten:

  • E-Mail-Adresse: test@praxis.de
  • Faxnummer: 0123456789
  • Telefonnummer: 0123456789
  • Adresse: Musterstraße 123, 12345 Musterstadt

Dynamische Konversationen zulassen​

Ist diese Option aktiviert, so kann der Telefonassistent auf die Antworten des Anrufers reagieren und weitere Fragen stellen. Ist diese Option deaktiviert, so wird der Anruf lediglich in die entsprechende Kategorie eingeteilt, und die Anweisungen so gut wie möglich befolgt.

Öffnungszeiten abfragen​

Patienten können die Öffnungszeiten der Praxis abfragen. Es werden die Öffnungzeiten der Wartezimmer genuzt.

Nächste Abwesenheiten abfragen​

Patienten können die nächste Abwesenheiten der Praxis abfragen. Es werden alle eingetragenen Abwesenheiten der Praxis in den nächsten 30 Tagen genutzt.