Patientenformulare

Einstellungen > Patientenformulare

Mit Patientenformularen können Informationen von Patienten strukturiert abgefragt werden. Die Praxis entscheidet, welche Fragen den Patienten gestellt werden. Patienten beantworten die Formulare direkt in der App. Haben Patienten schon mal Termine gebucht, werden manche Felder automatisch gefüllt (Name, Kontakt, etc.). Patientenformulare können Teil eines Workflows sein, oder auch per Hand über den Chat verschickt werden.

Neues Formular erstellen

Um die Fragen zu definieren, die von Patienten beantwortet werden, muss ein Formular erstellt werden. Ein Formular besteht aus einem Namen, mehreren Fragen und einer Aufbewahrungszeit der Antworten.

1. Seite aufrufen: Einstellungen > Patientenformulare
2. Auf + Formular hinzufügen tippen.
3. Formularname eingeben (z.B. "Rezepte vorbestellen")
4. Auf Frage hinzufügen tippen um eine Frage hinzuzufügen.
5. Speichern.

Fragentypen

Eine Frage hat immer einen bestimmten Fragentyp. Der Fragentyp bestimmt das Aussehen der Frage in der App und die Antwortmöglichkeiten.

Es gibt eine Vielzahl von Fragentypen:

• Text
• Textfeld (mehrere Zeilen möglich)
• Datum
• Mehrfachauswahl
• Ja/Nein
• Gruppierung
• Vorname
• Nachname
• Geburtsdatum
• Adresse
• E-Mail-Adresse oder Telefonnummer
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Kontaktdaten
• Med. Dosierung/Frequenz
• Unterschrift (auf Anfrage freigeschaltet, siehe Unterschrift)

Fehlt ein Fragentyp, können gerne weitere über feedback@drwait.de angefragt werden.

Optionale Fragen

Muss eine Frage nicht beantwortet werden, so sollte sie als optional gekennzeichnet werden. Wenn eine Frage optional ist, können Patienten diese Frage überspringen.

Diese Frage können Patienten überspringen.

Fragen nur anzeigen wenn...

Manche Fragen machen nur Sinn, wenn eine andere Frage mit einem bestimmten Wert beantwortet wurde (Geimpft? Ja → Wann genau?). Hierfür gibt es die Möglichkeit, eine Bedingung für die Anzeige der Frage zu definieren.

Diese Frage wird nur angezeigt, wenn der Patient geimpft ist.

Mehrere Antworten ermöglichen

Um mehrere Antworten zu ermöglichen, kann die Frage "wiederholt" werden. Das heißt, dass beliebig viele Antworten möglich sind. Das ist vor allem bei Listen praktisch.

Diese Frage kann mehrere Antworten haben.

Gruppierung

Der Fragentyp "Gruppierung" ist ein besonderer Fragentyp. Gruppierungen haben hauptsächlich die Funktion der Ordnung - beispielsweise kann man mit einer Gruppierung einen übergeordneten Titel definieren (z.B. "Bitte geben Sie Ihre Kontaktdaten an"). Noch eine Funktion der Gruppierungen ist, dass man mehrere Antworten mehrerer Fragen anbieten kann. Anders gesagt kann man eine Tabelle anbieten - die Fragen sind die Spalten und die Anzahl Antworten sind die Reihen.

Unterschrift

Mit dem Fragentyp Unterschrift unterschreiben Patienten ein Formular direkt auf dem Smartphone, Tablet oder am Computer. Die Unterschrift ist eine einfache elektronische Signatur nach eIDAS (Art. 3 Nr. 10 eIDAS-Verordnung). Dr.wait dokumentiert dazu als unbeteiligter Dritter, wann, über welchen Weg und mit welcher Identitätsprüfung das Formular unterschrieben wurde.

Der Fragentyp wird auf Anfrage für die Praxis freigeschaltet (feedback@drwait.de).

Wofür die Unterschrift geeignet ist

Die einfache elektronische Signatur reicht überall dort, wo das Gesetz keine Schriftform verlangt, zum Beispiel für:

• Anamnesebögen
• Einwilligungen zum Datenschutz und zur Kommunikation (z. B. E-Mail, SMS, Recall)
• Aufklärungs- und Behandlungseinwilligungen (§ 630e BGB verlangt keine Schriftform; die Aufklärung selbst bleibt das mündliche Gespräch)

Nicht geeignet ist sie für Vereinbarungen, die Schriftform erfordern, insbesondere:

• Honorarvereinbarungen nach § 2 GOÄ bzw. GOZ
• Vereinbarungen über privat zu zahlende Leistungen für gesetzlich Versicherte (IGeL, § 18 Abs. 8 BMV-Ä)

Diese Dokumente sollten weiterhin auf Papier unterschrieben werden.

Hinweis

Die einfache elektronische Signatur hat vor Gericht keine gesetzliche Echtheitsvermutung. Sie wird frei gewürdigt (§ 286 ZPO) – deshalb hält Dr.wait den Ablauf lückenlos, versiegelt und mit externem Zeitstempel fest.

So läuft das Unterschreiben ab

1. Die Praxis sendet das Formular per Chat, SMS-Link, aus einem Workflow oder im Rahmen einer Terminbuchung.
2. Der Patient füllt das Formular aus und unterschreibt im Unterschriftsfeld (optional mit Ort).
3. Ist der Patient über den Zustellweg bereits bekannt – Link per SMS, Dr.wait App oder bestätigter Termin – wird das Formular direkt versiegelt. Andernfalls bestätigt der Patient zuerst seine Handynummer oder E-Mail-Adresse mit einem Code.
4. Beim Absenden wird das Formular versiegelt: Dr.wait signiert den Nachweis mit dem Dr.wait-Siegelschlüssel und lässt ihn durch einen externen Zeitstempeldienst (RFC 3161) bestätigen.
5. Der Patient kann direkt im Anschluss eine PDF-Kopie mit Unterschrift und Nachweisprotokoll speichern oder teilen.

Was im Nachweis steht

• Zeitpunkte aller Schritte (angelegt, zugestellt, geöffnet, Code bestätigt, unterschrieben, Zeitstempel)
• Zustellweg und Art der Identitätsprüfung
• Prüfsumme (SHA-256) des verschlüsselten Formulars und der Formularversion
• Prüfsummen der IP-Adresse (mit geheimem Schlüssel gebildet) und der bestätigten Telefonnummer bzw. E-Mail-Adresse
• ob beim Absenden ein Praxismitarbeiter in Dr.wait angemeldet war

Antworten und Unterschrift bleiben Ende-zu-Ende-verschlüsselt – Dr.wait kennt sie nicht. Der Nachweis selbst enthält nur Zeitpunkte und Prüfsummen und ist absichtlich nicht verschlüsselt, damit er ohne den Schlüssel der Praxis geprüft werden kann. Wie das geht, steht unter Unterschriften prüfen.

Aufbewahrung

Unterschriebene Formulare werden mindestens 10 Jahre aufbewahrt (§ 630f Abs. 3 BGB), auch wenn für das Formular eine kürzere Aufbewahrungszeit eingestellt ist. Wird ein unterschriebenes Formular früher gelöscht, werden die Antworten sofort entfernt; der Nachweis bleibt bis zum Fristende erhalten und vermerkt die Löschung.

Am sichersten ist es, unterschriebene Formulare zusätzlich als PDF in die Patientenakte im PVS zu übernehmen.

Nachweis im Posteingang und im PDF

Im Posteingang zeigt ein unterschriebenes Formular unter Elektronische Unterschrift den Nachweis, die Integritätsprüfung und den Ablauf. Der PDF-Export enthält auf jeder Seite eine Fußzeile mit Nachweis-ID und Prüfsumme sowie eine zusätzliche Seite Nachweisprotokoll mit allen Schritten, dem Siegel und dem Zeitstempel.

Antworten

Ausgefüllte Formulare werden im Posteingang gespeichert, wo sie in Ruhe bearbeitet, verschlagwortet oder als PDF exportiert werden können.