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Posteingang

Posteingang öffnen

Der Posteingang ist die zentrale Sammelstelle in Dr.wait für alle eingehenden Anfragen, die nicht direkt im Wartezimmer landen. Hier laufen ausgefüllte Patientenformulare, Terminanfragen, Sprachnachrichten vom Telefonassistent und Ergebnisse von KI-Workflows zusammen und können in Ruhe abgearbeitet werden.

Sicherheit

Alle Inhalte im Posteingang sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Nur autorisierte Mitarbeiter der Praxis mit gültigem Schlüssel können die Nachrichten lesen.

Was landet im Posteingang​

  • Formulare: Jedes Formular, das Patienten ausfüllen – egal ob aus der App, per Link oder ausgelöst durch eine Automatisierung – erscheint hier.
  • Terminanfragen: Gebuchte Termine, die nicht automatisch bestätigt werden (z.B. Termine mit dem Status "Anfrage").
  • Anrufe: Sprachnachrichten und Zusammenfassungen von Anrufen, die der KI-Telefonassistent entgegengenommen hat, landen automatisch hier.
  • KI-Workflow-Ergebnisse: Ausgaben aus KI-Workflows, die an die Praxis weitergereicht wurden.

Aufbau​

In der linken Seitenleiste gibt es zwei Hauptordner:

  • Posteingang – alle offenen Einträge mit Unterordnern:
    • Terminanfragen
    • Formulare
    • Anrufe
    • Eigene, mit Tags angelegte Ordner (siehe Ordner mit Tags)
  • Erledigt – alle als erledigt markierten Einträge mit derselben Unterstruktur

Ungelesene Einträge werden mit einem blauen Punkt markiert, offene Einträge erhöhen zusätzlich den Zähler im Badge der Seitenleiste.

Einen Eintrag bearbeiten​

Nach einem Klick auf einen Eintrag öffnet sich rechts die Detailansicht mit:

  • Antworten / Inhalt: Alle ausgefüllten Felder bzw. die Nachricht
  • Tags: Schnelles Verschlagworten, z.B. Rezeptanfrage, Notfall, Urlaub
  • Thread: Eine zusammenhängende Konversationsansicht zum Patient (Chat-Verlauf)
  • Aktionen:
    • Erledigt / Wiederherstellen – in das Archiv verschieben oder zurückholen
    • Als gelesen/ungelesen markieren
    • Drucken
    • PDF exportieren – z.B. zur Ablage im PVS
    • Löschen – unwiderruflich
  • Aufbewahrungsfrist: Hinweistext "Noch X Tage" – nach Ablauf wird der Eintrag automatisch gelöscht (Einstellung pro Formular)

Neue Antwort anlegen​

Über den Button Neue Antwort oben links kann ein Formular direkt im Namen eines Patienten geöffnet werden – praktisch, wenn ein Anruf oder persönliches Gespräch nachträglich dokumentiert werden soll.

Ordner mit Tags​

Jeder Tag, der für den Inbox-Kontext markiert wird, erscheint automatisch als eigener Unterordner in der Seitenleiste. So lässt sich der Posteingang nach eigenen Arbeitsabläufen strukturieren (z.B. separater Ordner für eine MFA, für bestimmte Sprechstunden oder für Dringlichkeitsstufen).

  1. Im Posteingang oder im Archiv auf das Tag-Symbol neben dem Ordnernamen klicken
  2. Bestehende Tags aktivieren oder neue erstellen
  3. Die Tags erscheinen als Unterordner

Aufbewahrung und Datenschutz​

  • Die Aufbewahrungsdauer eines Eintrags wird pro Formular festgelegt (siehe Patientenformulare).
  • Einträge werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist automatisch unwiderruflich gelöscht.
  • Gelöschte Einträge können nicht wiederhergestellt werden – auch nicht von Dr.wait, da die Daten Ende-zu-Ende-verschlüsselt sind.
  • Für eine dauerhafte Ablage sollten wichtige Einträge als PDF in das PVS exportiert werden.

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