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Posteingang

Posteingang öffnen

Der Posteingang ist die zentrale Sammelstelle in Dr.wait für alle eingehenden Anfragen, die nicht direkt im Wartezimmer landen. Hier laufen ausgefüllte Patientenformulare, Terminanfragen, Nachrichten vom Telefonassistent und Ergebnisse von KI-Workflows zusammen und können in Ruhe abgearbeitet werden.

Sicherheit

Alle Inhalte im Posteingang sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Nur autorisierte Mitarbeiter der Praxis mit gültigem Schlüssel können die Nachrichten lesen.

Was landet im Posteingang​

  • Formulare: Jedes Formular, das Patienten ausfüllen – egal ob aus der App, per Link oder ausgelöst durch eine Automatisierung – erscheint hier.
  • Terminanfragen: Gebuchte Termine, die nicht automatisch bestätigt werden (z.B. Termine mit dem Status "Anfrage").
  • Anrufe: Anliegen, die der KI-Telefonassistent aufgenommen hat – mit Zusammenfassung, Angaben des Anrufers und Telefonnummer. Pro Anruf entsteht ein Eintrag; kommt im selben Gespräch noch etwas hinzu, wird es an diesen Eintrag angehängt. Anliegen, für die die Gesprächsanweisungen eine E-Mail-Adresse nennen, schickt der Telefonassistent stattdessen per E-Mail.
  • KI-Workflow-Ergebnisse: Ausgaben aus KI-Workflows, die an die Praxis weitergereicht wurden.

Aufbau​

In der linken Seitenleiste gibt es zwei Hauptordner:

  • Posteingang – alle offenen Einträge mit Unterordnern:
    • Terminanfragen
    • Formulare
    • Anrufe
    • Eigene, mit Tags angelegte Ordner (siehe Ordner mit Tags)
  • Erledigt – alle als erledigt markierten Einträge mit derselben Unterstruktur
  • Alle Anrufe – für Administratoren: jeder Anruf des Telefonassistenten der letzten 30 Tage mit Ergebnis (Nachricht, Auskunft, Buchung, Durchgestellt, nicht angenommen) und Gesprächsverlauf, auch Anrufe ohne Nachricht. Ist die Gesprächsaufzeichnung eingeschaltet, kann die Aufnahme hier abgespielt werden. Die Liste ist nur zum Nachlesen; Anrufe werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht.

Ungelesene Einträge werden mit einem blauen Punkt markiert, offene Einträge erhöhen zusätzlich den Zähler im Badge der Seitenleiste.

Einen Eintrag bearbeiten​

Nach einem Klick auf einen Eintrag öffnet sich rechts die Detailansicht mit:

  • Antworten / Inhalt: Alle ausgefüllten Felder bzw. die Nachricht
  • Elektronische Unterschrift: Bei unterschriebenen Formularen der Nachweis mit Integritätsprüfung und Ablauf
  • Tags: Schnelles Verschlagworten, z.B. Rezeptanfrage, Notfall, Urlaub
  • Thread: Eine zusammenhängende Konversationsansicht zum Patient (Chat-Verlauf)
  • Aktionen:
    • Erledigt / Wiederherstellen – in das Archiv verschieben oder zurückholen
    • Als gelesen/ungelesen markieren
    • Drucken
    • PDF exportieren – z.B. zur Ablage im PVS; bei unterschriebenen Formularen inklusive Nachweisprotokoll
    • Löschen – unwiderruflich; bei unterschriebenen Formularen werden nur die Antworten gelöscht, der Nachweis bleibt (siehe unten)
  • Aufbewahrungsfrist: Hinweistext "Noch X Tage" – nach Ablauf wird der Eintrag automatisch gelöscht (Einstellung pro Formular, bei unterschriebenen Formularen mindestens 10 Jahre)

Neue Antwort anlegen​

Über den Button Neue Antwort oben links kann ein Formular direkt im Namen eines Patienten geöffnet werden – praktisch, wenn ein Anruf oder persönliches Gespräch nachträglich dokumentiert werden soll.

Ordner mit Tags​

Jeder Tag, der für den Inbox-Kontext markiert wird, erscheint automatisch als eigener Unterordner in der Seitenleiste. So lässt sich der Posteingang nach eigenen Arbeitsabläufen strukturieren (z.B. separater Ordner für eine MFA, für bestimmte Sprechstunden oder für Dringlichkeitsstufen).

  1. Im Posteingang oder im Archiv auf das Tag-Symbol neben dem Ordnernamen klicken
  2. Bestehende Tags aktivieren oder neue erstellen
  3. Die Tags erscheinen als Unterordner

Aufbewahrung und Datenschutz​

  • Die Aufbewahrungsdauer eines Eintrags wird pro Formular festgelegt (siehe Patientenformulare).
  • Unterschriebene Formulare werden mindestens 10 Jahre aufbewahrt (§ 630f Abs. 3 BGB). Wird ein solcher Eintrag früher gelöscht, sind die Antworten sofort weg; der versiegelte Nachweis bleibt bis zum Fristende erhalten und vermerkt, wann und von wem gelöscht wurde. So kann später noch belegt werden, dass und wann unterschrieben wurde.
  • Einträge werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist automatisch unwiderruflich gelöscht.
  • Gelöschte Einträge können nicht wiederhergestellt werden – auch nicht von Dr.wait, da die Daten Ende-zu-Ende-verschlüsselt sind.
  • Für eine dauerhafte Ablage sollten wichtige Einträge als PDF in das PVS exportiert werden.

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