Konfigurationsmodus

Mit dem Konfigurationsmodus können Sie die Einstellungen Ihrer Praxis für einen bestimmten Zeitraum automatisch anpassen. Das ist hilfreich, wenn die Praxis an einzelnen Tagen anders arbeitet als sonst, zum Beispiel bei Urlaub, Vertretung, Feiertagen oder geänderten Sprechzeiten.

Ein Konfigurationsmodus ändert nicht dauerhaft Ihre Grundeinstellungen. Stattdessen legen Sie zuerst eine alternative Konfiguration an und bestimmen danach, wann diese aktiv sein soll. Nach dem Zeitraum nutzt Dr.wait wieder die normalen Praxiseinstellungen.

Was kann ein Konfigurationsmodus ändern?

Je nach Einrichtung Ihrer Praxis können Sie in einem Konfigurationsmodus mehrere Bereiche anpassen:

• Standorte: einzelne Standorte öffnen oder schließen.
• Wartezimmer: Warteschlangen, Öffnungszeiten und Verfügbarkeit anpassen.
• Termine: Online-Terminbuchung aktivieren oder deaktivieren, Kalenderzeiten und buchbare Termintypen ändern.
• Chat: Chat-Verfügbarkeit und Chat-Zeiten ändern.
• Telefonassistent: Ansagen, Weiterleitungen und Einstellungen des Telefonassistenten ändern, wenn der Telefonassistent gebucht ist.

Sie müssen nicht jeden Bereich bearbeiten. Ein Modus speichert nur die Einstellungen, die vom normalen Praxisbetrieb abweichen.

Konfigurationsmodus erstellen

1. Öffnen Sie Einstellungen.
2. Klicken Sie auf Konfigurationsmodus.
3. Klicken Sie auf Hinzufügen.
4. Geben Sie dem Modus einen Namen, zum Beispiel Urlaub, Feiertag oder Vertretung Dr. Müller.
5. Optional können Sie eine Beschreibung und Farbe vergeben. Die Farbe hilft später im Kalender und in Übersichten.
6. Öffnen Sie die Bereiche links im Fenster und stellen Sie ein, was während dieses Modus anders sein soll.
7. Klicken Sie auf Speichern.

Der Modus ist damit vorbereitet, aber noch nicht automatisch aktiv. Dafür braucht er einen aktivierten Zeitraum.

Zeitraum aktivieren

Unter Aktivierte Zeiträume legen Sie fest, wann ein Modus gilt.

1. Klicken Sie im Bereich Aktivierte Zeiträume auf Hinzufügen.
2. Wählen Sie den Zeitraum aus, zum Beispiel 15.07. bis 02.08..
3. Geben Sie eine kurze Beschreibung ein, zum Beispiel Sommerurlaub 2026.
4. Wählen Sie unter Konfiguration den gewünschten Modus aus.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Während dieses Zeitraums werden die abweichenden Einstellungen automatisch angewendet. Danach gelten wieder die normalen Einstellungen der Praxis.

Mehrere aktive Modi

Es können mehrere Konfigurationsmodi gleichzeitig aktiv sein. Dr.wait legt sie dann als Ebenen übereinander, und alle Änderungen gelten zusammen.

Beispiel:

• Ein praxisweiter Ferienmodus schließt die Online-Terminbuchung.
• Gleichzeitig ist ein Arzturlaub aktiv, der nur einen Kalender betrifft.
• Beide Änderungen gelten zusammen.

Ändern zwei aktive Modi dieselbe Einstellung desselben Kalenders oder Wartezimmers, gilt der Modus, der in der Liste unter Einstellungen → Konfigurationsmodus weiter oben steht. Die Reihenfolge ändern Sie per Drag & Drop. Schließungen gelten immer: Schließt ein Modus einen Standort, ein Wartezimmer oder einen Kalender, öffnet ihn kein anderer gleichzeitig aktiver Modus wieder.

Welcher Modus an einem Tag was bestimmt, sehen Sie, wenn Sie im Kalender auf einen Modus-Balken klicken: unter Was gilt an diesem Tag?. Wie die Ebenen genau angewendet werden und wie Sie überschneidende Urlaube und Vertretungen lösen, erklärt Mehrere Modi gleichzeitig.

Konfigurationsmodus oder Abwesenheit?

Für einfache Abwesenheiten reicht oft die Funktion Abwesenheiten. Nutzen Sie den Konfigurationsmodus, wenn mehr als nur ein Zeitraum blockiert werden soll.

Der Konfigurationsmodus ist besonders geeignet, wenn mehrere Bereiche gleichzeitig anders funktionieren sollen, zum Beispiel Wartezimmer, Termine, Chat und Telefonassistent.

Typische Anwendungsfälle

1. Geänderte Öffnungszeiten in den Ferien

Die Praxis ist in den Sommerferien nicht geschlossen, arbeitet aber nur vormittags.

So können Sie den Modus einrichten:

• Modus Ferienbetrieb erstellen.
• Unter Wartezimmer die Öffnungszeiten der Warteschlangen auf die Vormittage beschränken.
• Unter Termine die buchbaren Zeiten der Kalender ebenfalls reduzieren.
• Optional unter Telefonassistent eine Ansage hinterlegen, dass die Praxis während der Ferien nur vormittags erreichbar ist.
• Unter Aktivierte Zeiträume den Ferienzeitraum eintragen.

2. Vertretung oder Ausfall eines Arztes

Ein Arzt ist eine Woche nicht da, die Praxis bleibt aber geöffnet.

So können Sie den Modus einrichten:

• Modus Vertretung Dr. Müller oder Dr. Schneider abwesend erstellen.
• Unter Termine den betroffenen Kalender schließen oder die buchbaren Termintypen einschränken.
• Bei mehreren Standorten optional den betroffenen Standort schließen.
• Unter Telefonassistent eine passende Information für Patienten ergänzen, zum Beispiel wohin Vertretungspatienten kommen sollen.
• Den Zeitraum der Abwesenheit aktivieren.

3. Feiertag mit Notfallhinweis

Die Praxis ist an einem Feiertag geschlossen, Patienten sollen aber eine klare Information erhalten.

So können Sie den Modus einrichten:

• Modus Feiertag erstellen.
• Unter Wartezimmer alle Warteschlangen schließen.
• Unter Termine die Online-Terminbuchung für diesen Tag deaktivieren.
• Unter Chat den Chat deaktivieren oder die Chat-Zeiten anpassen.
• Unter Telefonassistent eine Feiertagsansage mit Notfallhinweis eintragen.
• Den Feiertag als aktivierten Zeitraum speichern.

Tipps

• Erstellen Sie wiederverwendbare Modi wie Feiertag, Urlaub oder Vertretung, und aktivieren Sie diese später nur noch für neue Zeiträume.
• Nutzen Sie kurze, eindeutige Namen. Diese erscheinen in Übersichten und helfen dem Team, aktive Änderungen schnell zu erkennen.
• Prüfen Sie nach dem Speichern die betroffenen Kalender und Wartezimmer, besonders wenn mehrere Modi gleichzeitig aktiv sind.
• Nutzen Sie Bereich zurücksetzen, wenn ein Bereich doch wieder die normalen Praxiseinstellungen verwenden soll.