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Datenschutzerklärung – Dr.wait Plattform

Der sorgfältige, gewissenhafte und rechtskonforme Umgang mit Ihren persönlichen Daten und deren Schutz sind für uns von höchster Bedeutung. Die Achtung der Privatsphäre unserer Nutzer und die Einhaltung der geltenden Datenschutzvorschriften, insbesondere der DSGVO, sind für Dr.wait Grundprinzipien.

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung der Dr.wait Plattform, einschließlich der Web-Anwendung (app.drwait.de), der mobilen App (Dr.wait für iOS und Android), des Telefonassistenten sowie aller damit verbundenen Dienste.

1. Verantwortlicher und Auftragsverarbeitung​

1.1 Verantwortlicher​

Dr.wait UG (haftungsbeschränkt) Rebhuhnweg 2, 75365 Calw Handelsregister: HRB 775775, Amtsgericht Stuttgart USt-IdNr.: DE438256579 Geschäftsführer: Joseph Duncan E-Mail: business@drwait.de Telefon: +49 30 120 76 512

1.2 Datenschutzbeauftragter​

Joseph Duncan Rebhuhnweg 2, 75365 Calw E-Mail: gdpr@drwait.de

1.3 Rolle von Dr.wait bei der Datenverarbeitung​

Wichtiger Hinweis: Dr.wait verarbeitet personenbezogene Daten im Rahmen der Terminbuchung, des digitalen Wartezimmers, des Telefonassistenten und aller weiteren patientenbezogenen Funktionen ausschließlich als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO im Auftrag der jeweiligen medizinischen Einrichtung (Praxis). Die verantwortliche Stelle für die Verarbeitung dieser Daten ist stets die jeweilige Praxis.

Mit jeder Praxis besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), der die Rechte und Pflichten beider Parteien regelt. Dr.wait verarbeitet diese Daten ausschließlich nach Weisung der Praxis und nutzt sie nicht für eigene Zwecke.

Patienten erstellen kein eigenes Benutzerkonto bei Dr.wait. Es gibt kein zentrales Patientenprofil und keine plattformübergreifende Speicherung personenbezogener Daten. Alle personenbezogenen Daten sind stets einer konkreten Praxis zugeordnet und unterliegen deren Verantwortung.

In eigener Verantwortung verarbeitet Dr.wait ausschließlich:

  • Technische Daten zum Betrieb der Plattform (Server-Logfiles, Sitzungsdaten)
  • Daten von Praxismitarbeitern im Rahmen des Vertragsverhältnisses (Kundenkonto)

Der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) kann von Praxen in den Einstellungen der Plattform eingesehen und akzeptiert werden. Auf Anfrage stellen wir den AVV auch in Kopie zur Verfügung.

2. Zuständige Aufsichtsbehörde​

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart Telefon: +49 711 615541-0 E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de Website: https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

3. Ihre Rechte​

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:

  • Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen.
  • Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
  • Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können Ihre Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format erhalten.
  • Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen.
  • Widerruf der Einwilligung: Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
  • Beschwerderecht: Sie haben das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts.

Für Patienten: Da Ihre Daten im Auftrag der Praxis verarbeitet werden, wenden Sie sich zur Ausübung Ihrer Rechte bitte an die jeweilige Praxis. Wir unterstützen die Praxis bei der Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Kontakt für datenschutzbezogene Anfragen: gdpr@drwait.de

4. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung​

Dr.wait setzt eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (E2EE) ein, die sicherstellt, dass sensible personenbezogene Daten weder von Dr.wait noch von den eingesetzten Infrastruktur-Dienstleistern im Klartext eingesehen werden können.

4.1 Technisches Verfahren​

  • Schlüsselaustausch: RSA-OAEP mit 4096-Bit-Schlüsseln
  • Inhaltsverschlüsselung: AES-256-GCM
  • Schlüsselableitung: PBKDF2 mit 100.000 Iterationen

Jede Praxis verfügt über ein eigenes Schlüsselpaar. Der private Schlüssel verbleibt ausschließlich beim Praxispersonal und wird niemals an Dr.wait-Server übertragen. Personenbezogene Daten werden vor der Übertragung an den Server auf dem Endgerät verschlüsselt und können ausschließlich von der jeweiligen Praxis entschlüsselt werden.

4.2 Verschlüsselte Datenfelder​

DatenfeldVerschlüsselt
Patientenname (Vor- und Nachname)✓
Geburtsdatum✓
Termin-Notizen✓
Termin-Titel✓
Formularantworten✓
Chat-Nachrichten (Patientenantworten)✓
Wartezimmer-Einträge (Name, Anliegen)✓

4.3 Unverschlüsselte Datenfelder​

Folgende Daten werden zunächst nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt gespeichert, da sie für die Erbringung der Dienstleistung (Terminerinnerungen, Bestätigungen) zwingend erforderlich sind:

  • E-Mail-Adresse (wird spätestens 48 Stunden nach dem Termin verschlüsselt)
  • Telefonnummer (wird spätestens 48 Stunden nach dem Termin verschlüsselt)
  • Termindatum und -uhrzeit
  • Termintyp

4.4 Notfallpasswort​

Bei Aktivierung der E2EE erhält die Praxis ein 12-stelliges Notfallpasswort, mit dem der private Schlüssel wiederhergestellt werden kann. Dieses Passwort wird einmalig per E-Mail an die Praxis übermittelt und nicht von Dr.wait gespeichert.

5. Datenverarbeitung bei der Terminbuchung​

5.1 Beschreibung und Umfang​

Bei einer Terminbuchung über die Web-Anwendung, die mobile App oder den Telefonassistenten werden folgende personenbezogene Daten erhoben:

  • Vor- und Nachname
  • E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer
  • Geburtsdatum (sofern von der Praxis als erforderlich konfiguriert)
  • Versicherungsstatus (sofern konfiguriert)
  • Terminzeitpunkt, Terminart und gewählter Behandler
  • Freitextnotizen (sofern eingegeben)

Die personenbezogenen Daten (Name, Geburtsdatum, Notizen) werden vor der Übertragung an den Server Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Kontaktdaten (E-Mail, Telefon) werden zunächst unverschlüsselt gespeichert, da sie für den Versand von Terminerinnerungen und -bestätigungen benötigt werden. Spätestens 48 Stunden nach dem Terminzeitpunkt werden auch die Kontaktdaten automatisch Ende-zu-Ende-verschlüsselt, da sie für die Kommunikation nicht mehr erforderlich sind.

5.2 Kontaktbestätigung​

Zur Verifizierung der Kontaktdaten wird ein Einmalcode (OTP) per SMS oder E-Mail an den Patienten gesendet. Dieser Code ist zeitlich begrenzt gültig.

5.3 Zweck​

Die Datenverarbeitung dient ausschließlich der Erbringung der Terminbuchung und der damit verbundenen Kommunikation (Bestätigungen, Erinnerungen, Absagen) im Auftrag der Praxis.

5.4 Rechtsgrundlage​

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrags mit der Praxis. Die Rechtsgrundlage auf Seiten der Praxis ist in der Regel Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) in Verbindung mit Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO (Gesundheitsversorgung).

5.5 Dauer der Speicherung​

Termine und zugehörige personenbezogene Daten werden gespeichert, bis die Praxis sie löscht. Zusätzlich kann die Praxis je Kalender eine automatische Löschfrist konfigurieren; nach Ablauf dieser Frist werden die betroffenen Termine automatisch gelöscht.

6. Digitales Wartezimmer​

6.1 Beschreibung und Umfang​

Bei Nutzung des digitalen Wartezimmers werden folgende Daten verarbeitet:

  • Patientenname (verschlüsselt)
  • Telefonnummer (für Benachrichtigungen)
  • Warteposition und geschätzte Wartezeit
  • Wartezimmer-Status (wartend, in Behandlung, abgeschlossen)
  • Chat-Nachrichten zwischen Patient und Praxis (verschlüsselt)

6.2 Zweck​

Die Datenverarbeitung dient der Organisation des Wartezimmers und der Kommunikation zwischen Patient und Praxis im Auftrag der Praxis.

6.3 Rechtsgrundlage​

Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Die Rechtsgrundlage auf Seiten der Praxis ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

6.4 Dauer der Speicherung​

Wartezimmer-Einträge werden spätestens 24 Stunden nach Erstellung automatisch archiviert; das Archiv wird nach weiteren 48 Stunden endgültig gelöscht. Chat-Nachrichten werden 24 Stunden nach dem Versand automatisch gelöscht.

7. Telefonassistent (IVR)​

7.1 Beschreibung und Umfang​

Der Telefonassistent nimmt Anrufe für die Praxis entgegen und kann Termine buchen, Informationen geben und Formulare ausfüllen. Dabei werden folgende Daten verarbeitet:

  • Audiodaten des Telefongesprächs (in Echtzeit)
  • Transkription des Gesprächs
  • Angerufene Telefonnummer und Rufnummer des Anrufers
  • Vom Anrufer mitgeteilte Daten (Name, Geburtsdatum, Anliegen etc.)

7.2 Verarbeitung der Audiodaten​

Die Audiodaten werden in Echtzeit über Twilio (Telefonanbieter, Irland) an einen KI-Sprachdienst übertragen. Dies ist Microsoft Azure OpenAI (Verarbeitung in der EU); nur sofern der Telefonassistent der Praxis ausdrücklich entsprechend konfiguriert wurde, erfolgt die Verarbeitung stattdessen über OpenAI (USA, abgesichert durch EU-Standardvertragsklauseln, siehe Abschnitt 7.3). Es findet keine dauerhafte Speicherung der Audiodaten statt. Die Audiodaten werden ausschließlich für die Dauer des Telefonats verarbeitet und danach verworfen.

Vom Anrufer mitgeteilte personenbezogene Daten (z.B. Name für eine Terminbuchung) werden vor der dauerhaften Speicherung Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Während des Telefonats können diese Daten im Rahmen der Transkription durch den eingesetzten KI-Sprachdienst verarbeitet werden; eine dauerhafte Speicherung durch den KI-Dienstleister findet nicht statt (siehe Abschnitt 7.3).

Die Nutzung des Telefonassistenten ist optional und wird von der jeweiligen Praxis aktiviert. Anrufer werden zu Beginn des Gesprächs auf die automatisierte Verarbeitung und die Datenschutzhinweise unter drwait.de hingewiesen.

7.3 KI-Sprachverarbeitung und Transkription​

Für die Spracherkennung und Dialogführung des Telefonassistenten wird — abhängig von der Konfiguration der Praxis — einer der folgenden Dienste eingesetzt:

  • Microsoft Azure OpenAI: Die Verarbeitung erfolgt in Rechenzentren in der Europäischen Union. Es gilt das Microsoft Data Protection Addendum. Eingaben werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet und nicht dauerhaft gespeichert.
  • OpenAI (nur bei entsprechender Konfiguration der Praxis): Audiodaten werden in Echtzeit über die Realtime-API von OpenAI (USA) verarbeitet und nicht dauerhaft gespeichert. Mit OpenAI besteht ein unterzeichnetes Data Processing Addendum (DPA), das OpenAI als Auftragsverarbeiter verpflichtet. Kundendaten werden von OpenAI nicht zum Training von KI-Modellen verwendet (eine Nutzung zur Verbesserung der Dienste findet nur mit ausdrücklicher Zustimmung statt, die Dr.wait nicht erteilt hat). Für Daten aus dem EWR gelten EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Abschnitt 7 des DPA.

Die Transkription von Sprachnachrichten (Anrufbeantworter-Funktion) erfolgt über Microsoft Azure OpenAI. Zusätzlich betreibt Dr.wait einen eigenen, lokalen Transkriptionsdienst (basierend auf Whisper.cpp), der keine Daten an externe Dienste übermittelt.

7.4 Zweck​

Die Datenverarbeitung dient der automatisierten Anrufannahme und Terminverwaltung im Auftrag der Praxis.

7.5 Rechtsgrundlage​

Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

7.6 Dauer der Speicherung​

Audiodaten werden nicht dauerhaft gespeichert. IVR-Gesprächszustände werden nach 7 Tagen automatisch gelöscht. Gebuchte Termine folgen der Aufbewahrungsdauer gemäß Abschnitt 5.5.

8. Formulare​

8.1 Beschreibung und Umfang​

Praxen können individuelle Formulare erstellen (z.B. Anamnesebögen, Einverständniserklärungen), die Patienten vor dem Termin digital ausfüllen können. Die eingegebenen Daten werden Ende-zu-Ende-verschlüsselt an die Praxis übermittelt.

8.2 Zweck​

Die Datenverarbeitung dient der digitalen Erhebung von Patienteninformationen im Auftrag der Praxis.

8.3 Rechtsgrundlage​

Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

8.4 Dauer der Speicherung​

Formularantworten werden gemäß der von der Praxis je Formular konfigurierten Aufbewahrungsdauer gespeichert und danach automatisch gelöscht. Unbeantwortete Formularanfragen werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht.

9. Videosprechstunde​

9.1 Beschreibung und Umfang​

Dr.wait bietet eine Videosprechstunde auf Basis von WebRTC (Peer-to-Peer) an. Sie wird über die MeetOne GmbH (Oberfeldstr. 2, 89264 Weißenhorn, Deutschland) als Unterauftragsverarbeiter erbracht — einen nach Anlage 31b BMV-Ä KBV-zertifizierten Videodienstanbieter mit Entwicklung und Betrieb in Deutschland. Dabei werden folgende Daten verarbeitet:

  • Audio- und Videodaten der Teilnehmer
  • Verbindungsdaten (IP-Adresse für die Herstellung der Peer-to-Peer-Verbindung; Löschung spätestens nach 48 Stunden)

Dr.wait übermittelt an MeetOne lediglich den Praxisnamen und den Terminzeitpunkt zur Erstellung des Videosprechstunden-Raums — keine weiteren personenbezogenen Daten.

9.2 Übertragung​

Die Audio- und Videodaten werden direkt zwischen den Endgeräten der Teilnehmer übertragen (Peer-to-Peer, verschlüsselt). Weder Dr.wait- noch MeetOne-Server sind an der Übertragung der Inhalte beteiligt; MeetOne stellt lediglich den technischen Dienst für den Verbindungsaufbau bereit. Ein TURN-Server wird bei Bedarf für die Verbindungsherstellung eingesetzt, wenn eine direkte Verbindung nicht möglich ist.

9.3 Zweck​

Durchführung von Videosprechstunden im Auftrag der Praxis.

9.4 Rechtsgrundlage​

Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

9.5 Dauer der Speicherung​

Es werden keine Audio- oder Videodaten dauerhaft gespeichert.

10. KI-gestützte Funktionen für Praxen​

Dr.wait bietet Praxismitarbeitern optional folgende KI-gestützte Funktionen an. Die Verarbeitung erfolgt für alle diese Funktionen über Microsoft Azure OpenAI in Rechenzentren in der Europäischen Union; Eingaben werden nicht dauerhaft gespeichert und nicht zum Training von KI-Modellen verwendet (Microsoft DPA).

10.1 Magische Suche​

Natürlichsprachliche Suche nach verfügbaren Terminen. Übermittelt werden ausschließlich Termintypen und die Suchanfrage — keine personenbezogenen Daten.

10.2 Ad-hoc-Terminketten​

Automatische Erstellung von Terminvorlagen auf Basis der bestehenden Termintypen der Praxis. Es werden keine personenbezogenen Daten übermittelt.

10.3 Rechtsgrundlage​

Die Nutzung dieser Funktionen erfolgt auf Grundlage des Vertragsverhältnisses mit der Praxis (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

11. Datenverarbeitung bei Erstellung eines Praxis-Kontos​

11.1 Beschreibung und Umfang​

Wenn eine Praxis ein Kundenkonto bei Dr.wait erstellt, verarbeitet Dr.wait folgende Daten in eigener Verantwortung:

  • Vor- und Nachname der Praxismitarbeiter
  • E-Mail-Adresse (Login)
  • Praxisname, Anschrift und Kontaktdaten
  • Abrechnungsdaten (über Stripe, siehe Abschnitt 15.2)
  • Rolle und Berechtigungen innerhalb der Plattform
  • Termintypen, Ressourcen, Öffnungszeiten und weitere Praxiskonfiguration

11.2 Authentifizierung​

Die Anmeldung erfolgt über einen Einmalcode (Magic Link), der per E-Mail zugestellt wird. Dr.wait speichert keine Passwörter. Die Sitzung wird über ein technisch notwendiges Cookie (sid) aufrechterhalten.

11.3 Zweck​

Die Datenverarbeitung dient der Bereitstellung und Verwaltung des Dr.wait Kundenkontos sowie der Abrechnung.

11.4 Rechtsgrundlage​

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

11.5 Dauer der Speicherung​

Die Daten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert. Nach Vertragsende und Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (§ 147 AO, § 257 HGB: bis zu 10 Jahre für abrechnungsrelevante Daten) werden die Daten gelöscht.

12. Patienten-Authentifizierung​

Patienten melden sich bei Dr.wait nicht mit einem Benutzerkonto an. Die Identifikation erfolgt ausschließlich über:

  • Einmalcode (OTP) per SMS oder E-Mail zur Bestätigung der Kontaktdaten bei der Terminbuchung
  • Zugangslinks mit eingebettetem Token für den Termin-Infobereich und das digitale Wartezimmer

Dr.wait speichert keine Patientenpasswörter und keine dauerhaften Anmeldedaten. Es wird kein zentrales Patientenprofil angelegt.

13. Benachrichtigungen​

13.1 SMS​

SMS-Benachrichtigungen (Terminbestätigungen, Erinnerungen, Nachrichten der Praxis) werden im Auftrag der Praxis über GatewayAPI (ONLINECITY.IO ApS, Dänemark) versendet. Übermittelt werden: Telefonnummer des Empfängers, Nachrichteninhalt (Termindaten, Praxisname).

Patienten können sich jederzeit vom SMS-Empfang abmelden (Opt-out über STOP-Nachricht).

13.2 E-Mail​

E-Mails (Terminbestätigungen, Erinnerungen, Kontaktbestätigungen) werden über Amazon Web Services SES (AWS EMEA SARL, Luxemburg; Server in EU-West-1, Irland) versendet. Übermittelt werden: E-Mail-Adresse des Empfängers, Nachrichteninhalt.

13.3 Push-Benachrichtigungen​

Push-Benachrichtigungen in der mobilen App werden über Firebase Cloud Messaging (Google Ireland Ltd., Irland) für Android und Apple Push Notification Service (APNs) für iOS übertragen.

Wichtig: Dr.wait setzt Firebase ausschließlich für den Versand von Push-Benachrichtigungen ein. Firebase Analytics ist auf beiden Plattformen (Android und iOS) deaktiviert. Die Erfassung von Werbe-IDs (Advertising ID) ist deaktiviert. Es findet kein Tracking über Firebase statt.

Übermittelt werden: Geräte-Token, Benachrichtigungstyp (z.B. Terminerinnerung, Chat-Nachricht). Bei verschlüsselten Chat-Nachrichten wird der verschlüsselte Inhalt übertragen und erst auf dem Endgerät entschlüsselt.

13.4 Rechtsgrundlage​

Der Versand von Benachrichtigungen erfolgt im Rahmen der Auftragsverarbeitung im Auftrag der Praxis.

13.5 Dauer der Speicherung​

Geplante Benachrichtigungen werden nach dem Versand innerhalb von 24 Stunden gelöscht. Geräte-Token werden 24 Stunden nach der letzten Nutzung automatisch gelöscht (bei Öffnungs-Erinnerungen ohne zugehörigen Termin nach bis zu 7 Tagen).

14. Google Maps​

14.1 Beschreibung und Umfang​

Dr.wait nutzt die Google Maps API (Google Ireland Ltd., Irland) an zwei Stellen:

  • Web-Anwendung: Kartenansicht der Praxisadresse. Die Karte wird erst nach ausdrücklicher Einwilligung des Nutzers geladen. Vor dem Laden werden keine Daten an Google übertragen.
  • Mobile App: Entfernungs- und Fahrzeitberechnung zur Praxis (Google Distance Matrix API). Diese Funktion erfordert die Freigabe des Standortzugriffs durch den Patienten und überträgt die Koordinaten des Patienten sowie der Praxis an Google.

14.2 Übermittelte Daten​

  • IP-Adresse
  • Standortkoordinaten (nur bei Nutzung der Navigationsfunktion und nach Einwilligung)
  • Praxisadresse

14.3 Rechtsgrundlage​

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Die Kartenansicht und die Navigationsfunktion werden erst nach aktiver Zustimmung des Nutzers geladen.

14.4 Hinweis​

Google kann laut eigener Datenschutzerklärung IP-Adressen zur Bestimmung eines allgemeinen Standorts verwenden. Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy

15. Bereitstellung der Plattform und Server-Logfiles​

15.1 Beschreibung und Umfang​

Bei jedem Zugriff auf die Dr.wait Plattform werden automatisch technische Daten in Server-Logfiles erfasst:

  • Zeitpunkt des Zugriffs
  • Angeforderter URL-Pfad
  • HTTP-Statuscode
  • Browsertyp und Browserversion
  • Referrer-URL

IP-Adressen werden in den Zugriffs-Logs nicht gespeichert. Die Nginx-Konfiguration verwendet ein datenschutzfreundliches Log-Format, das die Client-IP-Adresse ausschließt.

In den Fehler-Logs des Webservers kann die IP-Adresse des Clients bei fehlerhaften Zugriffen technisch bedingt enthalten sein. Diese Fehler-Logs werden nach spätestens 14 Tagen gelöscht.

15.2 Zweck​

Die Erfassung dieser Daten dient der Sicherstellung des technischen Betriebs, der Erkennung von Fehlern und der Optimierung der Plattform.

15.3 Rechtsgrundlage​

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherstellung des Betriebs).

15.4 Dauer der Speicherung​

Webserver-Logfiles werden nach spätestens 14 Tagen gelöscht. Anwendungs-Logs und Anwendungs-Fehlerprotokolle werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht.

16. Cookies und Sitzungsverwaltung​

16.1 Eingesetzte Cookies​

Dr.wait verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies:

CookieZweckSpeicherdauer
sidSitzungs-ID für angemeldete Praxismitarbeiter7 Tage
localeSpracheinstellungSitzung
themeAnzeige-Design (Hell/Dunkel)Dauerhaft

16.2 Kein Tracking​

Dr.wait setzt keine Analyse- oder Tracking-Cookies ein. Es werden keine Cookies von Drittanbietern gesetzt. Es wird kein Google Analytics, kein Matomo und keine vergleichbare Analysesoftware eingesetzt.

16.3 Rechtsgrundlage​

Die Speicherung technisch notwendiger Cookies erfolgt auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, da sie für die Bereitstellung des Dienstes unbedingt erforderlich sind.

17. Systemüberwachung​

17.1 Beschreibung und Umfang​

Zur Sicherstellung der Systemstabilität setzt Dr.wait Prometheus und Grafana ein. Beide Dienste werden selbst betrieben (kein Drittanbieter) und verarbeiten ausschließlich technische Metriken (CPU, Speicher, Antwortzeiten). Es werden keine personenbezogenen Daten erfasst.

17.2 Rechtsgrundlage​

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Systemstabilität).

18. Hosting und Unterauftragnehmer​

18.1 Hosting​

Die Dr.wait Plattform wird auf Servern von DigitalOcean betrieben. Der Serverstandort ist Frankfurt am Main, Deutschland. Alle personenbezogenen Daten werden ausschließlich in der Europäischen Union gespeichert.

DigitalOcean LLC ist ein US-Unternehmen. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Durch die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung hat DigitalOcean keinen Zugriff auf den Klartext der verarbeiteten personenbezogenen Daten.

18.2 Unterauftragnehmer​

Dr.wait setzt Unterauftragnehmer für die Verarbeitung von Daten ein — insbesondere für Hosting (DigitalOcean, Serverstandort Frankfurt), KI-Verarbeitung (Microsoft Azure OpenAI in der EU; OpenAI nur, sofern der Telefonassistent der Praxis ausdrücklich entsprechend konfiguriert wurde), Videosprechstunde (MeetOne GmbH, Deutschland), E-Mail-/SMS-Versand (AWS SES, GatewayAPI), Telefonie (Twilio), Push-Benachrichtigungen und Kartendienste (Google) sowie Zahlungsabwicklung (Stripe, nur Abrechnungsdaten der Praxis).

Die vollständige und jeweils aktuelle Liste aller Unterauftragsverarbeiter — einschließlich Anschrift, Zweck, verarbeiteter Daten, Speicherdauer und Link zum jeweiligen Auftragsverarbeitungsvertrag — ist abrufbar unter: www.drwait.de/d/docs/datenschutz-sicherheit/subprocessors

Für Dienstleister mit Datenverarbeitung außerhalb der EU (DigitalOcean, OpenAI) bestehen Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

KI-Verarbeitung: Der Telefonassistent wird je nach Konfiguration der Praxis entweder über Microsoft Azure OpenAI (Verarbeitung in der EU) oder über OpenAI (USA) betrieben. Alle übrigen KI-gestützten Funktionen werden ausschließlich über Microsoft Azure OpenAI verarbeitet. In keinem Fall werden Kundendaten zum Training von KI-Modellen verwendet.

Mit OpenAI OpCo, LLC besteht ein unterzeichnetes Data Processing Addendum (DPA), das OpenAI als Auftragsverarbeiter verpflichtet. Gemäß Abschnitt 1(a) des DPA verarbeitet OpenAI Kundendaten ausschließlich zum Zweck der Diensterbringung. Eine Nutzung zur Verbesserung der OpenAI-Dienste findet nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Kunden statt — Dr.wait hat diese Zustimmung nicht erteilt. Für Daten aus dem EWR gelten EU-Standardvertragsklauseln (Modul 2: Verantwortlicher an Auftragsverarbeiter; Modul 3: Auftragsverarbeiter an Unterauftragsverarbeiter). Die aktuelle Liste der von OpenAI eingesetzten Unterauftragnehmer ist unter https://platform.openai.com/subprocessors einsehbar.

Für Microsoft Azure OpenAI gilt das Microsoft Products and Services Data Protection Addendum (DPA). Die Verarbeitung erfolgt in Rechenzentren in der Europäischen Union; Eingaben und Ausgaben werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

Durch die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung wird das Schutzniveau zusätzlich erhöht, da Infrastruktur-Dienstleister keinen Zugriff auf den Klartext sensibler personenbezogener Daten haben.

19. Internationale Datenübermittlung​

Soweit personenbezogene Daten an Dienstleister außerhalb der EU/des EWR übermittelt werden, stellen wir durch geeignete Garantien sicher, dass ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist:

  • Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO mit DigitalOcean und OpenAI
  • Unterzeichnetes Data Processing Addendum (DPA) mit OpenAI OpCo, LLC, einschließlich EU-SCCs (Modul 2 und 3)
  • Ende-zu-Ende-Verschlüsselung als zusätzliche technische Schutzmaßnahme, die sicherstellt, dass auch bei einer Datenübermittlung kein Zugriff auf Klartextdaten möglich ist

Eine Übermittlung an OpenAI (USA) findet nur statt, wenn der Telefonassistent der Praxis ausdrücklich für die Verarbeitung über OpenAI konfiguriert wurde; andernfalls erfolgt die KI-Verarbeitung vollständig über Microsoft Azure OpenAI in der EU.

Die übrigen Unterauftragnehmer (Microsoft Ireland Operations Ltd., MeetOne GmbH, AWS EMEA SARL, ONLINECITY.IO, Twilio Ireland Ltd., Google Ireland Ltd., Stripe Payments Europe Ltd.) sind in der EU/im EWR ansässig und verarbeiten die Daten in der EU.

Eine Kopie der Standardvertragsklauseln kann unter gdpr@drwait.de angefordert werden.

20. Datensicherheit​

Neben der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung setzt Dr.wait folgende Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten ein:

  • Verschlüsselte Übertragung aller Daten mittels TLS (HTTPS)
  • Zugriffskontrolle und Berechtigungssystem für Praxismitarbeiter
  • Automatische Sitzungsbeendigung nach Inaktivität
  • Audit-Logging aller sicherheitsrelevanten Zugriffe (Aufbewahrung: 30 Tage)
  • Regelmäßige Sicherheitsupdates und Systemüberwachung
  • Getrennte Datenhaltung je Praxis

21. Datenaufbewahrung und Löschung​

DatenkategorieAufbewahrungsdauer
Termine und zugehörige personenbezogene DatenSpeicherung bis zur Löschung durch die Praxis; optional kann die Praxis je Kalender eine automatische Löschfrist konfigurieren
Wartezimmer-EinträgeAutomatische Archivierung nach spätestens 24 Stunden; endgültige Löschung des Archivs nach weiteren 48 Stunden
Chat-Nachrichten24 Stunden
FormularantwortenKonfigurierbar durch die Praxis je Formular; unbeantwortete Anfragen werden nach 30 Tagen gelöscht
IVR-Gesprächszustände7 Tage
Sitzungsdaten7 Tage ab letzter Aktivität
Audit-Logs30 Tage
Fehlerprotokolle30 Tage
Server-LogfilesBis zu 30 Tage (Anwendungslogs), 14 Tage (Webserver-Logs)
Geräte-Token (Push)24 Stunden nach letzter Nutzung; bei Öffnungs-Erinnerungen bis zu 7 Tage
Kontaktbestätigungs-Token4 Monate
Konfigurations-Änderungshistorie der Praxis90 Tage

Bei Beendigung des Vertragsverhältnisses zwischen Dr.wait und einer Praxis werden sämtliche im Auftrag verarbeiteten Daten gelöscht oder an die Praxis zurückgegeben, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

22. Änderungen dieser Datenschutzerklärung​

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Änderungen unserer Dienste oder der Rechtslage anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter app.drwait.de/datenschutz abrufbar.

Stand: August 2026