KI-Workflows

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KI-Workflows sind ereignisgesteuerte Automatisierungen, die auf Basis natürlichsprachlicher Anweisungen mit Patienten interagieren und im Praxis-Manager Aufgaben erledigen. Im Gegensatz zu den klassischen Workflows, die im visuellen Editor Schritt für Schritt zusammengeklickt werden, werden KI-Workflows durch eine Anweisung (Prompt) beschrieben – die KI führt dann die passenden Aktionen selbstständig aus.

Empfohlen für neue Automatisierungen

KI-Workflows sind flexibler, schneller einzurichten und decken deutlich mehr Anwendungsfälle ab als klassische Workflows. Für neue Automatisierungen sind KI-Workflows die empfohlene Wahl.

Was KI-Workflows können

Je nach Kontext stehen der KI unterschiedliche Werkzeuge zur Verfügung:

Chat mit Patienten (Wartezimmer-Eintrag)

• Nachrichten verschicken und optional Antwortoptionen als Buttons anbieten
• Patienten-Eintrag bearbeiten (Warteschlange, Raum, Tags, Farbe, frühester/spätester Terminbeginn, Terminlänge)
• Verfügbare Zeitslots eines Raums ermitteln
• Termine buchen (Patient bekommt Terminauswahl im Chat)
• Patientenformulare versenden
• E-Mails oder SMS verschicken
• Konversation beenden oder an die Praxis übergeben

Termine (Kontext: Termin)

• Termin bearbeiten (Tags, zugewiesene Ressource)
• Patient über den bevorzugten Kommunikationsweg kontaktieren

Telefonnachrichten (Kontext: Nachricht vom Telefonassistent)

• Eingehende Nachrichten strukturieren, zusammenfassen und weiterverarbeiten

KI-Workflow erstellen

1. Zu den Workflows navigieren: Einstellungen > Workflows
2. Im Bereich KI-Workflows auf KI-Workflow hinzufügen klicken
3. Einen Namen vergeben (z.B. "Terminvergabe", "Patientenaufnahme", "Rezeptanfrage beantworten")
4. Die Anweisungen schreiben – mit einfachen Worten beschreiben, was die KI tun soll. Die KI kombiniert diese Anweisungen mit den verfügbaren Werkzeugen und entscheidet selbstständig, welche Aktionen sie wann ausführt.
5. Auf Speichern klicken.

Gute Anweisungen schreiben

Die Anweisung ist der Kern eines KI-Workflows. Einige Tipps:

• Sei konkret: Statt "Hilf dem Patienten" besser "Begrüße den Patienten, frage nach dem Grund des Besuchs und setze passende Tags".
• Gib den Ablauf vor: Beschreibe in der gewünschten Reihenfolge, was passieren soll.
• Nenne konkrete Werte: Wenn Tags gesetzt werden sollen, nenne die erwarteten Tag-Namen. Wenn eine bestimmte Warteschlange gemeint ist, nenne sie beim Namen.
• Grenzen setzen: Beschreibe, wann die KI an die Praxis übergeben oder das Gespräch beenden soll (z.B. "Bei medizinischen Notfällen übergib sofort an die Praxis.").
• Sprache und Ton: Die KI antwortet im gleichen Ton wie die Anweisung formuliert ist. Für freundliche Patientenkommunikation ruhig höfliche Du-/Sie-Formulierungen mitgeben.

Beispiel:

Begrüße den Patienten und frage, wie viele Personen heute behandelt werden sollen und ab wann sie Zeit haben. Setze den frühesten Terminbeginn entsprechend. Wenn es um ein Kind geht, setze den Tag "Kind". Bei Notfällen übergib sofort an die Praxis.

KI-Workflow auslösen

Ein KI-Workflow läuft nicht von alleine – er wird über ein Ereignis gestartet.

1. Zu den Ereignissen navigieren
2. Auf Ereignis hinzufügen klicken
3. Das auslösende Ereignis wählen (z.B. Patient wartet in Warteschlange, Formular ausgefüllt, Terminanfrage bestätigt)
4. Als Typ den Eintrag KI-Workflow starten auswählen
5. Den gewünschten KI-Workflow aus der Liste wählen
6. Ggf. den Gültigkeitsbereich einschränken (Kalender, Termintyp, Warteschlange)
7. Speichern

Wann welche Automatisierung?

Anwendungsfall	Empfehlung
Dialog mit Patient, flexible Rückfragen	KI-Workflow
Patient strukturiert befragen und je nach Antwort einsortieren	KI-Workflow
Starre Abfolge mit festen Texten, keine freien Antworten	Klassischer Workflow oder einzelnes Ereignis mit Text-Typ
Einfache feste Antwort bei Ereignis	Ereignis mit Typ: Text (ohne Workflow)

Beispiel-Anwendungen

• Aufnahmegespräch: Patient wird nach Beschwerden gefragt, bekommt je nach Antwort ein passendes Formular geschickt, wird in die richtige Warteschlange eingeordnet und erhält eine Terminbestätigung.
• Triage: KI-Workflow liest den Grund des Besuchs aus, setzt Tags und verteilt Patienten automatisch auf die passenden Warteschlangen oder Räume.
• Telefonnachricht verarbeiten: Eine eingehende Nachricht des Telefonassistenten wird strukturiert ausgewertet und landet nachbearbeitet im Posteingang.
• Rückmeldung zu Formularen: Nach dem Ausfüllen eines Patientenformulars bedankt sich die KI, fasst die Antworten zusammen und leitet ggf. weitere Schritte ein.