Ein System für alle Ärzte und Standorte: Dr.wait für MVZ
Synchronisierte Verfügbarkeiten für alle Ärzte und Standorte: Telefon, Website und Empfang buchen in denselben Kalender, direkt im PVS.
Dr.wait bündelt Terminvergabe, Telefon und Wartezimmer eines MVZ in einem System. Jeder Behandler hat seinen Kalender, jeder Standort seine Sprechzeiten, und der KI-Telefonassistent nimmt Anrufe für alle Fachrichtungen gleichzeitig an. Die Verfügbarkeiten sind über alle Kanäle und das PVS synchronisiert, Urlaube und Vertretungen pflegen Sie einmal als Modus.
Typische Herausforderungen
Viele Ärzte, viele Kalender
Jeder Behandler hat eigene Sprechzeiten, eigene Leistungen und eigene Abwesenheiten. Am Empfang muss trotzdem jeder alles im Blick haben.
Mehrere Fachrichtungen und Standorte
Was in der Allgemeinmedizin gilt, gilt nicht in der Orthopädie. Wer anruft oder online bucht, muss trotzdem beim richtigen Arzt am richtigen Standort landen.
Urlaub und Vertretung überschneiden sich
Zwei Ärzte im Urlaub, ein Standort zu und eine Vertretung am anderen: Jede Änderung muss an mehreren Stellen gepflegt werden.
Freie Termine an vier Stellen
Empfang, PVS, Telefon und Website zeigen jeweils ihren eigenen Stand. Ein Slot wird online gebucht, während der Empfang ihn gerade am Telefon vergibt: Doppelbuchung.
Zentrale Telefonie unter Last
Eine Rufnummer für das ganze MVZ heißt viele Anrufe gleichzeitig, lange Warteschleifen und ein Team, das nur noch telefoniert.
Ein Eingang, viele Standorte und Ärzte
Patienten erreichen das MVZ über einen Telefonassistenten und eine Online-Rezeption. Urlaube und Schließungen liegen als Modi darüber und gelten nur dort, wo sie sollen.
Was Dr.wait dafür bietet
Mehrere Standorte auf einer Plattform
Jeder Standort hat eigene Sprechzeiten, Kalender und Wartezimmer. In der Online-Rezeption sehen Patienten Sprechzeiten pro Standort und Behandler und buchen direkt beim richtigen Arzt.
Kalender und Leistungen pro Behandler
Jeder Arzt hat seinen eigenen Kalender. Für jeden Kalender legen Sie fest, welche Termintypen er anbietet und wann. So ist die orthopädische Erstvorstellung nur bei den Orthopäden buchbar, der Check-up nur in der Allgemeinmedizin. Premium umfasst bis zu 100 Termintypen.
Ein Telefonassistent für alle Fachrichtungen
Der KI-Telefonassistent nimmt alle Anrufe gleichzeitig an und folgt Anweisungen, die Sie in natürlicher Sprache für das ganze MVZ hinterlegen: welche Fachrichtung was übernimmt, wer Neupatienten aufnimmt, wohin durchgestellt wird. Anliegen landen sortiert im Posteingang.
Urlaub und Vertretung als Ebenen
Im Konfigurationsmodus legen Sie für jeden Urlaub, jede Vertretung und jede Standortschließung einen eigenen Modus an. Mehrere Modi gelten gleichzeitig: „Urlaub Dr. Müller“ und „Standort Nord geschlossen“ stören sich nicht. Für jeden Tag sehen Sie, welcher Modus was bestimmt.
Wartezimmer mit Load Balancing
Im digitalen Wartezimmer verwalten Sie bis zu 25 Warteschlangen. Mit Load Balancing werden neue Patienten automatisch der Warteschlange mit der kürzesten Wartezeit zugeordnet, gerade bei mehreren Ärzten derselben Fachrichtung.
Synchronisierte Verfügbarkeiten über alle Kanäle
Empfang, Telefonassistent und Online-Buchung arbeiten mit derselben Verfügbarkeit. Über die PVS-Anbindung gleicht Dr.wait jeden Kalender in beide Richtungen mit tomedo, T2med, Medical Office, CGM PRAXISTIMER oder DATA AL ab: Was das Team im PVS einträgt, verschiebt oder löscht, ist nach wenigen Sekunden auch online und am Telefon belegt oder wieder frei. Sprechzeiten, Sperrtage und Terminarten kommen aus dem PVS.
Statistiken
Behandelte Patienten pro Tag, Behandlungsdauer und gebuchte Termine der nächsten Wochen sehen Sie in den Statistiken, als Grundlage für Personal- und Sprechstundenplanung.
Eine Verfügbarkeit, alle Kanäle
Beispiel: Ein Patient bucht am Telefon die Orthopädie-Sprechstunde bei Dr. Weber um 10:30 Uhr. Wenige Sekunden später ist der Slot überall belegt.
Umgekehrt genauso: Sagt das Team den Termin im PVS ab, ist 10:30 Uhr online und am Telefon wieder frei.
Häufige Fragen
Kann ich mehrere Standorte mit Dr.wait verwalten?
Ja. Standorte, Kalender und Wartezimmer werden in einem Konto verwaltet. Jeder Standort hat eigene Sprechzeiten und lässt sich einzeln öffnen oder schließen, auch zeitgesteuert über den Konfigurationsmodus.
Was kostet Dr.wait für ein MVZ mit vielen Ärzten?
Premium kostet 49 € im Monat für den ersten Behandler und 19,90 € je weiterem Behandler, zzgl. USt. Ein MVZ mit 10 Behandlern zahlt also 228,10 € im Monat. Der KI-Telefonassistent kostet ab 129 € im Monat inklusive 400 Minuten, größere Pakete gibt es mit 1.000, 3.000 und 5.000 Minuten. Keine Mindestlaufzeit.
Wie verhindert Dr.wait Doppelbuchungen zwischen Telefon, Website und Empfang?
Alle Kanäle buchen in dieselben Kalender. Mit PVS-Anbindung synchronisiert Dr.wait jeden Behandlerkalender in beide Richtungen: Was im PVS belegt ist, bietet Dr.wait weder online noch am Telefon an, und Termine aus Dr.wait stehen nach wenigen Sekunden im PVS. So gibt es für jeden Arzt und jeden Standort genau eine Verfügbarkeit.
Wie werden Urlaub und Vertretungen gepflegt?
Über den Konfigurationsmodus: Sie legen fest, was sich ändert (Kalender, Wartezimmer, Standorte, Telefonassistent, Online-Buchung) und für welchen Zeitraum. Mehrere Modi gelten gleichzeitig. Danach gelten automatisch wieder die normalen Einstellungen.
Funktioniert das mit dem PVS unseres MVZ?
Direkt in beide Richtungen angebunden sind tomedo, T2med, Medical Office, CGM PRAXISTIMER (und damit CGM M1 PRO, MEDISTAR, ALBIS und TURBOMED) sowie DATA AL. Für über 40 weitere Systeme gibt es die GDT- bzw. BDT-Schnittstelle.
Wie lange dauert die Einführung?
Die Registrierung dauert 30 Sekunden. Kalender, Termintypen und Sprechzeiten übernimmt Dr.wait bei angebundenem PVS direkt aus dem System. Bei der Einrichtung für mehrere Standorte begleitet Dr.wait Sie persönlich.