Telefonassistent mit einer FRITZ!Box verbinden

Diese Anleitung beschreibt die Einbindung via VoIP für Praxen, die eine FRITZ!Box als Telefonanlage nutzen. Die Praxis behält ihre gewohnte Telefonnummer. Die FRITZ!Box leitet Anrufe über eine zusätzliche Internetrufnummer an den Telefonassistenten weiter, und der Assistent sieht weiterhin die Rufnummer des Anrufers.

Die Anleitung gilt für FRITZ!OS ab Version 7.50. Bei älteren Versionen sind die Menüs ähnlich aufgebaut, die erweiterten Einstellungen müssen dort aber zuerst über den Link „Ansicht: Standard“ am unteren Rand des Menüs freigeschaltet werden.

Voraussetzungen

Sie erhalten von Dr.wait vier Zugangsdaten. Halten Sie diese bereit:

Bezeichnung	Beispiel
Registrar / Proxy-Server	drwait.sip.twilio.com
Benutzername	meinepraxis
Kennwort	wird Ihnen persönlich mitgeteilt
Rufnummer des Telefonassistenten	0705115630XX

Außerdem sollte der Telefonassistent unter Einstellungen > Telefonassistent bereits aktiviert und mit dem Testmodus geprüft sein.

Dauer

Rechnen Sie mit etwa 20 Minuten. Halten Sie zwei Telefone für den Test bereit, zum Beispiel ein Praxistelefon und ein Mobiltelefon.

1. Sicherung erstellen

Bevor Sie Änderungen vornehmen, sichern Sie die aktuellen Einstellungen Ihrer FRITZ!Box.

1. Öffnen Sie http://fritz.box im Browser und melden Sie sich an.
2. Wählen Sie System > Sicherung > Reiter Sichern.
3. Vergeben Sie ein Kennwort und klicken Sie auf Sichern. Bestätigen Sie den Vorgang an einem angeschlossenen Telefon oder mit einer Taste an der FRITZ!Box.

Die Sicherungsdatei landet im Download-Ordner Ihres Browsers. Mit ihr können Sie den Ausgangszustand jederzeit wiederherstellen.

2. Internetrufnummer für den Telefonassistenten anlegen

1. Wählen Sie Telefonie > Eigene Rufnummern und klicken Sie auf Neue Rufnummer.
2. Wählen Sie Internetrufnummer und dann Weiter.
3. Wählen Sie als Telefonie-Anbieter Anderer Anbieter. Verwenden Sie keine Anbieter-Vorlage, sonst fehlen später wichtige Einstellungen.
4. Tragen Sie ein:

Feld	Wert
Rufnummer für die Anmeldung	Rufnummer des Telefonassistenten, z. B. 0705115630XX
Interne Rufnummer in der FRITZ!Box	wird automatisch vorgeschlagen, kann so bleiben
Benutzername	Ihr Benutzername von Dr.wait
Authentifizierungsname	leer lassen
Kennwort	Ihr Kennwort von Dr.wait
Registrar	drwait.sip.twilio.com
Proxy-Server	drwait.sip.twilio.com

5. Lassen Sie „Rufnummer für die Anmeldung verwenden“ deaktiviert. Die Anmeldung erfolgt über den Benutzernamen, nicht über die Rufnummer.
6. Klicken Sie auf Weiter, bis die Rufnummer angelegt ist. Die FRITZ!Box prüft die Anmeldung. Bei Erfolg wird die neue Rufnummer in der Liste mit einem grünen Punkt angezeigt.

3. Einstellungen der Internetrufnummer anpassen

Diese Einstellungen sorgen dafür, dass der Telefonassistent die Rufnummer des Anrufers erhält. Ohne sie sieht der Assistent bei jedem Anruf nur Ihren Benutzernamen oder die Praxisnummer und kann keine SMS an Patienten senden.

1. Klicken Sie in Telefonie > Eigene Rufnummern bei der neuen Rufnummer auf das Stift-Symbol.
2. Unterhalb der Zugangsdaten finden Sie zwei eingeklappte Bereiche, Rufnummernformat und Weitere Einstellungen. Klappen Sie beide auf.
3. Stellen Sie ein:

Bereich	Einstellung	Wert
Rufnummernformat	Landesvorwahl	Keine
Rufnummernformat	Ortsvorwahl	Keine
Weitere Einstellungen	Rufnummernunterdrückung (CLIR)	deaktiviert
Weitere Einstellungen	Rufnummernübermittlung	Rufnummer im Display- und Usernamen
Weitere Einstellungen	Rufnummer für die Anmeldung verwenden	aus
Weitere Einstellungen	Anmeldung immer über eine Internetverbindung	an

4. Klicken Sie auf Übernehmen.

info

Die Einstellung „Rufnummer im Display- und Usernamen“ ist die wichtigste dieser Anleitung. Sie bewirkt, dass bei weitergeleiteten Anrufen die Nummer des Patienten und nicht die der Praxis übertragen wird.

4. Rufumleitung einrichten

1. Wählen Sie Telefonie > Rufbehandlung > Reiter Rufumleitung und klicken Sie auf Neue Rufumleitung.
2. Wählen Sie unter Anrufe an die Praxisnummer, die der Telefonassistent übernehmen soll.
3. Tragen Sie als Zielrufnummer die Rufnummer des Telefonassistenten ein, z. B. 0705115630XX. Verwenden Sie immer die vollständige Rufnummer, keine Kurzwahl.
4. Wählen Sie als Abgangsnummer die in Schritt 2 angelegte Internetrufnummer.
5. Wählen Sie die Art der Rufumleitung:
   • Sofort: Der Telefonassistent nimmt jeden Anruf direkt an.
   • Parallelruf: Praxistelefone und Assistent klingeln gleichzeitig. Der Assistent übernimmt, wenn niemand abnimmt.
   • Verzögert: Der Assistent übernimmt nach einer einstellbaren Zeit.
6. Klicken Sie auf OK.

Über den Schalter Aktiv in der Liste der Rufumleitungen können Sie den Telefonassistenten später jederzeit ein- und ausschalten, ohne die Einstellungen zu verlieren.

5. Besetzt-bei-Besetzt ausschalten

Ist „Besetzt bei Besetzt“ aktiv, weist die FRITZ!Box weitere Anrufer ab, sobald ein Gespräch läuft. Dann erreicht niemand den Telefonassistenten.

1. Wählen Sie Telefonie > Telefoniegeräte.
2. Öffnen Sie jedes Telefon, das auf die umgeleitete Praxisnummer reagiert, mit dem Stift-Symbol.
3. Deaktivieren Sie im Reiter Merkmale die Option Busy on Busy und klicken Sie auf Übernehmen.

6. Weiterleitung testen

1. Schalten Sie einen eventuell aktiven Anrufbeantworter für die Praxisnummer vorübergehend aus. Ein aktiver Anrufbeantworter nimmt den Anruf sonst vor dem Assistenten an.
2. Rufen Sie die Praxisnummer von einem Mobiltelefon an. Bei Parallelruf lassen Sie es klingeln, bis der Assistent antwortet.
3. Prüfen Sie im Gespräch, dass der Assistent Sie begrüßt und auf Ihre Anfrage reagiert.
4. Prüfen Sie im Posteingang oder in der Anrufliste des Telefonassistenten, dass die Rufnummer Ihres Mobiltelefons angezeigt wird. Erscheint dort stattdessen Ihr Benutzername oder die Praxisnummer, kontrollieren Sie die Einstellungen aus Schritt 3.
5. Schalten Sie den Anrufbeantworter danach wieder ein.

Fehlerbehebung

Problem	Ursache und Lösung
Die Internetrufnummer meldet sich nicht an (roter Punkt)	Benutzername und Kennwort prüfen. Registrar und Proxy-Server müssen beide drwait.sip.twilio.com lauten. „Rufnummer für die Anmeldung verwenden“ muss aus sein.
Der Assistent antwortet nicht	Rufumleitung aktiv? Anrufbeantworter aus? Zielrufnummer vollständig eingetragen?
Der Assistent sieht den Benutzernamen oder die Praxisnummer statt der Anrufernummer	Rufnummernübermittlung auf „Rufnummer im Display- und Usernamen“ stellen, Rufnummernunterdrückung deaktivieren (Schritt 3).
Anrufernummern kommen mit falscher Vorwahl an	Landesvorwahl und Ortsvorwahl auf „Keine“ stellen (Schritt 3).
Bereiche „Rufnummernformat“ und „Weitere Einstellungen“ fehlen	Die Rufnummer wurde über eine Anbieter-Vorlage angelegt. Löschen und mit Anderer Anbieter neu anlegen.
Weiterleitung an die Praxis (Durchstellen) schlägt fehl	Die in Dr.wait hinterlegte Praxisnummer für das Durchstellen muss vollständig und von außen erreichbar sein. Testen Sie die Nummer von einem Mobiltelefon.
Zweiter Anrufer erhält ein Besetztzeichen	„Busy on Busy“ an den Telefoniegeräten deaktivieren (Schritt 5).

Bei Fragen zur Einrichtung unterstützen wir Sie gerne per WhatsApp: Dr.wait Support auf WhatsApp (+49 30 12076512).