KI-Rückruf
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Mit dem KI-Rückruf ruft der Telefonassistent Anrufer für Sie zurück. Sie schreiben im Posteingang auf, was er sagen und fragen soll. Er erledigt den Anruf, und die Antworten landen im Verlauf der Anfrage. Das hilft besonders bei Anrufern vom Festnetz, die keine SMS empfangen können.
Der KI-Rückruf wird schrittweise freigeschaltet. Fehlt der Menüpunkt bei Ihnen, sprechen Sie uns an.
Einschalten
Unter KI-Rückruf schalten Sie KI-Rückruf aus dem Posteingang ein oder aus. Schalten Sie ihn aus, werden geplante Rückrufe abgebrochen.
Einen Rückruf beauftragen
- Im Posteingang einen Eintrag öffnen, der von einem Anruf stammt.
- Bei Versand die Option Per KI-Anruf wählen. Die Rufnummer des Anrufers ist eingetragen und lässt sich ändern.
- Den Auftrag schreiben (höchstens 600 Zeichen) und absenden. Stichworte reichen:
Rezept liegt ab Montag zur Abholung bereit.
Fragen: Holt der Patient es selbst ab? Gibt es eine neue Versichertenkarte?
Der Telefonassistent stellt sich als KI-Assistent Ihrer Praxis vor, sagt, was im Auftrag steht, und stellt Ihre Fragen nacheinander. Rückfragen beantwortet er aus Ihren Öffnungszeiten und dem Wissen Ihrer Praxis, sonst nimmt er sie für Sie auf. Termine buchen, SMS verschicken oder zur Praxis durchstellen kann er in diesem Gespräch nicht.
Was im Posteingang steht
Am Auftrag sehen Sie jederzeit den Stand:
| Anzeige | Bedeutung |
|---|---|
| Anruf geplant | Der Anruf startet zur angezeigten Uhrzeit. |
| Wählt … | Das Telefon des Patienten klingelt. |
| Im Gespräch | Der Telefonassistent spricht mit dem Patienten. |
| Versuch 2 von 3 um … | Beim letzten Versuch wurde niemand erreicht, der nächste ist geplant. |
| Erledigt | Der Auftrag ist ausgeführt. |
| Nicht erreicht | Alle drei Versuche blieben ohne Erfolg. |
| Anruf fehlgeschlagen | Der Anruf konnte technisch nicht aufgebaut werden. |
| Abgebrochen | Der Rückruf wurde beendet, bevor er ausgeführt war. |
Antworten des Patienten erscheinen als Antwort im KI-Rückruf im Verlauf. Solange der Rückruf läuft, können Sie ihn mit Abbrechen stoppen oder ein laufendes Gespräch mit Auflegen beenden.
Wann und wie oft angerufen wird
- Anrufzeiten: Montag bis Freitag von 8 bis 19 Uhr, Samstag von 9 bis 13 Uhr. Sonntags und an Feiertagen wird nicht angerufen. Außerhalb dieser Zeiten startet der Anruf zur nächsten Anrufzeit.
- Versuche: höchstens drei. Der zweite folgt nach 30 Minuten, der dritte nach 2 Stunden. Bei besetzter Leitung wird es nach 10 Minuten erneut versucht.
- Mailbox: Auf einer Mailbox hinterlässt der Telefonassistent nie eine Nachricht.
- Rufnummern: Festnetz- und Mobilnummern aus Deutschland, Österreich und der Schweiz.
- Anzahl: bis zu 40 Rückrufe pro Praxis und Tag, je Anfrage einer zur selben Zeit.
Kosten
Ein Rückruf zählt wie ein eingehender Anruf als KI-Minuten zu Ihrem Kontingent, siehe Preisliste. Versuche, bei denen der Telefonassistent nicht gesprochen hat, etwa bei einer Mailbox, kosten keine Minuten.
Welche Nummer der Patient sieht
Rückrufe kommen standardmäßig von der Nummer des Telefonassistenten. Ruft der Patient diese Nummer zurück, erreicht er den Telefonassistenten. Wurde er vorher nicht erreicht, weiß der Assistent bis zu drei Tage lang, worum es ging, und erledigt den Auftrag direkt.
Mit Ihrer Praxisnummer zurückrufen
Patienten erkennen Ihre eigene Nummer eher. Ruft der Patient sie zurück, erreicht er Ihre Praxis. Damit Rückrufe sie anzeigen dürfen, bestätigen Sie einmalig, dass sie Ihrer Praxis gehört:
- Unter KI-Rückruf bei Mit Ihrer Praxisnummer zurückrufen die Nummer eingeben und Nummer bestätigen klicken.
- Die Seite zeigt einen 6-stelligen Code. In wenigen Sekunden ruft +1 415 723 4000 unter dieser Nummer an.
- Abnehmen. Die Ansage ist auf Englisch.
- Den Code auf der Telefontastatur eintippen und auflegen.
Die Seite zeigt die Bestätigung von selbst an, und ab dann kommen Rückrufe von Ihrer Praxisnummer. Mit Entfernen kehren Sie zur Nummer des Telefonassistenten zurück. Für eine andere Nummer entfernen Sie die bisherige und bestätigen die neue.
Leitet Ihre Praxisnummer Anrufe sofort an den Telefonassistenten weiter, schalten Sie die Umleitung für den Bestätigungsanruf kurz aus. Sonst nimmt der Assistent ab und der Code kann nicht eingegeben werden.
Meldet sich unter der Nummer zuerst ein Sprachmenü Ihrer Telefonanlage, sprechen Sie uns an. Eine Nummer kann nur von einer Praxis verwendet werden.
Rückrufe mit Ihrer Praxisnummer baut Twilio derzeit über Rechenzentren in den USA auf. Rückrufe mit der Nummer des Telefonassistenten laufen über Irland.